3 Praktische pensioenbeheer problemen én oplossingen voor HR-managers

Pensioenbeheer is een belangrijk onderwerp voor HR-managers. Niet alleen omdat het werknemers financiële zekerheid biedt, maar ook voor het aantrekken en behouden van talent. Veel HR-managers lopen tegen een aantal praktische problemen aan met betrekking tot pensioenbeheer. In deze blog bespreken we de belangrijkste uitdagingen en bieden we praktische oplossingen voor een toekomstbestendig pensioenbeleid.

1. Pensioen als aantrekkelijke en flexibele arbeidsvoorwaarde

In een krappe arbeidsmarkt is pensioen een strategisch middel om talent aan te trekken en te behouden. Werknemers hebben uiteenlopende verwachtingen, afhankelijk van hun leeftijd, financiële situatie en persoonlijke doelen. Werkgevers moeten er daarom voor zorgen dat ze een pensioenregeling bieden die zowel aantrekkelijk als flexibel is.

Veel traditionele pensioenregelingen bieden weinig ruimte voor maatwerk, terwijl werknemers steeds vaker behoefte hebben aan meer controle en keuzevrijheid. Het creëren van een toekomstbestendig en flexibel pensioenbeleid is daarmee een belangrijke uitdaging voor HR-managers.

Hoe geef je je werknemers de flexibiliteit die ze verwachten? En hoe zorg je er bovendien voor dat ze pensioen echt waarderen, aangezien dit vaak iets is dat door jongere medewerkers gezien wordt als een “ver-van-mijn-bed-show.” Dit zijn vragen waar HR-managers tegenaan lopen.

2. Kostenbeheersing voor werkgevers

Het beheren van de kosten voor pensioenregelingen is een uitdagend vraagstuk voor werkgevers. Collectieve regelingen kunnen zwaar drukken op de financiële middelen van een organisatie, terwijl flexibele derde pijler-oplossingen meer maatwerk bieden. Ook blijft het bepalen van een eerlijke en haalbare werkgeversbijdrage, zonder de bedrijfsresultaten te beïnvloeden, een delicate afweging. HR-managers moeten een balans vinden tussen het aanbieden van aantrekkelijke pensioenvoorzieningen en het bewaken van de financiële draagkracht van de organisatie. Of het nu gaat om collectieve pensioenregelingen of individuele derde pijler-opties, inzicht in kosten en slimme keuzes zijn essentieel.

Een veelgestelde vraag is dan ook: “hoe bereken ik de juiste inleg voor pensioen?”  Dit hangt af van de gekozen pensioenregeling en de financiële draagkracht van je organisatie:

• Collectieve regelingen: Meestal dragen werkgevers 60%-70% van de totale premie bij. Dit percentage wordt vaak bepaald door cao’s of pensioenfondsen. Maar als deze er niet is, dan ben je in principe vrij om als werkgever te kiezen. Toch wordt dan de standaard wel aangehouden. 
• Flexibele regelingen (derde pijler): Je kunt dit op enige manier invullen die jij als werkgever logisch vindt. Een vast bedrag per werknemer bijdragen, niks inleggen of een percent matching toepassen. Bijvoorbeeld: je matcht 50% van de werknemer zijn eigen inleg, tot een maximum van €1.000 per jaar.

Praktisch voorbeeld: Voor een werknemer met een pensioengevend salaris van €40.000 en een premiepercentage van 20%, waarbij de werkgever 60% van de premie bijdraagt, is de berekening:
Werkgeversinleg = €40.000 × 0,20 × 0,60 = €4.800 per jaar.

Door een duidelijke berekening te hanteren, kun je bijdragen voorspelbaar en beheersbaar maken voor je organisatie.

Een andere vraag die we ook nog vaak horen is, “kan ik de inleg later nog bijstellen op basis van wat er gebeurt binnen mijn organisatie?” En daarop zeggen we volmondig, ja. Tenminste, binnen een derde pijler pensioen is de contributie vanuit de werkgever optioneel. Dus als het even wat minder gaat, of juist beter, kun je gewoon de inleg bijstellen. Wel moet je deze bijstelling dan aan jouw medewerkers uitleggen. 

Helaas kunnen zulke bijstellingen niet binnen een collectieve regeling, of tenminste, ze kunnen moeilijk. Een werkgever die veranderingen wil doorvoeren in een pensioenovereenkomst, moet daarvoor de goedkeuring van de werknemers hebben. Een werkgever is alleen toegestaan om de pensioenregeling eenzijdig aan te passen in uitzonderlijke situaties, bij een belangrijk belang bij de voorgestelde wijziging. Dus dit is minder flexibel en als je als startup of scale-up niet de draagkracht hebt hiervoor, dan wordt het lastig, want pensioenen moeten doorbetaald worden.

3. Administratie

Het beheren van pensioenregelingen brengt vaak een flinke administratieve last met zich mee. HR-managers moeten niet alleen premies berekenen en afstemmen met pensioenfondsen of verzekeraars, maar ook zorgen voor heldere communicatie richting werknemers. Bij collectieve pensioenregelingen (tweede pijler) zijn werkgevers vaak verantwoordelijk voor het afdragen van premies en het beheer van de administratie. Bij derde pijler-oplossingen ligt deze last meer bij de werknemer, maar blijft HR betrokken bij het informeren en begeleiden van medewerkers. Dit vraagt om een goede balans tussen efficiëntie en duidelijkheid.

Bij het beheren van pensioenregelingen is het niet alleen belangrijk dat werkgevers hun bijdragen goed begrijpen, maar ook dat werknemers weten hoe ze zelf actief kunnen bijdragen aan hun pensioen. Dit roept vaak de vraag op: hoe berekent een medewerker zijn eigen bijdrage?

Werknemers kunnen hun eigen bijdrage berekenen door de volgende stappen te volgen:

1. Controleer je pensioengevend salaris: Dit is je bruto salaris min de AOW-franchise.
2. Bereken je bijdrage: Bepaal een percentage of vast bedrag dat je wilt inleggen, afhankelijk van jouw financiële mogelijkheden. Leg ook nooit meer in dan je kunt missen. Het is dan ook handig om klein te beginnen en op te bouwen. 
3. Houd rekening met matching: Kijk wat jouw werkgever bijdraagt. Bij een percent matching profiteer je van extra pensioenopbouw bovenop jouw eigen bijdrage.

Praktisch voorbeeld: Een werknemer met een pensioengevend salaris van €40.000, die vervolgens zelf 20% van het salaris inlegt, stopt uiteindelijk €4.000 in de pensioenpot. Met een werkgeversmatching van 50% legt de werkgever nog €2.000 bij (als deze geen limiet aangeeft). Eigen bijdrage = €40.000 × 0,20 = €4.000 per jaar, en krijgt €2.000 extra van de werkgever.

Door deze berekeningen inzichtelijk te maken, worden werknemers gestimuleerd om actief bij te dragen aan hun pensioenopbouw. Onthoudt natuurlijk wel dat jouw inleg nu uit je netto loon komt - en je de belastingen later, in de zomer, terugkrijgt. 

Natuurlijk ben je als HR-manager allang op de hoogte van deze problemen. Maar hoe kun je deze nu oplossen? Lees snel verder om hier achter te komen.

Hoe los je deze problemen als HR-manager op?

Het aanpakken van de uitdagingen rondom pensioenbeheer vraagt om een strategische aanpak. Hier zijn gerichte oplossingen die aansluiten bij de drie belangrijkste problemen: aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, kostenbeheersing en administratieve lasten.

1. Maak pensioen aantrekkelijk en flexibel

Werknemers verwachten meer controle en keuzevrijheid in hun pensioenregelingen. Door pensioen aantrekkelijk te maken, versterk je niet alleen het vertrouwen van je medewerkers, maar verbeter je ook je werkgeversimago.

• Personaliseer pensioenregelingen: Laat werknemers kiezen tussen vaste of variabele uitkeringen en bied flexibiliteit in inlegmogelijkheden, zodat de regeling aansluit bij verschillende levensfasen.
• Stimuleer deelname: Overweeg percent matching of flat rate bijdragen. Bijvoorbeeld: match de inleg van werknemers tot een bepaald maximum. Dit laat zien dat je als werkgever investeert in hun toekomst.
• Communiceer helder: Informeer werknemers tijdens onboarding en evaluaties over de voordelen van pensioenregelingen en hoe deze bijdragen aan hun financiële zekerheid.

2. Beheer kosten effectief

Kostenbeheersing draait om transparantie en slimme keuzes, zodat je als werkgever een balans vindt tussen aantrekkelijke pensioenopties en financiële duurzaamheid.

• Stel duidelijke grenzen: Definieer een vast percentage of een maximum voor werkgeversbijdragen om voorspelbaarheid te garanderen.
• Benut fiscale voordelen: Maak gebruik van aftrekbaarheid van premies en andere regelingen om de netto kosten te beperken.
• Flexibiliteit voor de werkgever: Kies voor een derde pijler-oplossing die ruimte biedt om de bijdragen aan te passen, bijvoorbeeld met een tijdelijke pensioenstop in economisch uitdagende tijden.

3. Verlicht administratieve lasten

Efficiëntie in administratie zorgt niet alleen voor tijdsbesparing, maar voorkomt ook fouten en misverstanden die het vertrouwen in het pensioenbeleid kunnen schaden.

• Automatiseer processen: Gebruik digitale tools zoals pensioenportals waarmee werknemers zelf hun opbouw kunnen inzien en beheren.
• Deel de verantwoordelijkheid: Moedig werknemers aan om actief hun pensioen te beheren en bied hen trainingen over online tools.
• Werk samen met experts: Externe adviseurs of administratieve partners kunnen complexe regelingen eenvoudiger maken en het proces ontzorgen.

Waarom dit werkt

Met een strategische aanpak kun je als HR-manager praktische problemen omzetten in kansen. Door maatwerk te bieden, kosten slim te beheersen en administratie efficiënt in te richten, versterk je het vertrouwen en de betrokkenheid van werknemers. Tegelijkertijd leg je de basis voor een toekomstbestendig en effectief pensioenbeleid.

Van complexe problemen naar effectieve oplossingen voor HR

Pensioenbeheer is een complex onderdeel van HR-management. Het biedt niet alleen financiële zekerheid voor werknemers, maar speelt ook een sleutelrol bij het aantrekken en behouden van talent. Zoals besproken in deze blog, hebben HR-managers te maken met uitdagingen op het gebied van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, kostenbeheersing en administratieve efficiëntie.

Door te focussen op maatwerk, slimme kostenstrategieën en gestroomlijnde processen, kunnen deze uitdagingen worden omgezet in kansen. Het implementeren van flexibele pensioenopties, het inzetten van digitale tools en het betrekken van externe experts helpt niet alleen om de werklast te verlichten, maar versterkt ook het vertrouwen en de tevredenheid van werknemers.

Een toekomstbestendig pensioenbeleid laat zien dat organisaties niet alleen oog hebben voor de behoeften van vandaag, maar ook voor de financiële toekomst van hun medewerkers. HR-managers spelen hierin een centrale rol, en met de juiste aanpak kunnen ze bijdragen aan een sterk werkgeversmerk en een duurzame bedrijfsvoering.

Investeer in een strategisch pensioenbeleid dat past bij de behoeften van jouw werknemers én organisatie. De juiste keuzes vandaag leggen de basis voor een stabiele en succesvolle toekomst.